blog

    EMVI-criteria in de aankondiging, óók bij procedure met voorselectie

    Elise Zeelenberg
    Elise ZeelenbergPublicatiedatum: 18 september 2015

    Inleiding

    De aankondiging van de opdracht (hierna: “aankondiging”) is het begin van een (niet-) openbare aanbestedingsprocedure en van een aantal andere procedures (de onderhandelingsprocedure met aankondiging en de concurrentiegerichte dialoog).

    Wat is de doel van de aankondiging? Kort samengevat, is de aankondiging nodig om ondernemers te informeren over een potentiële opdracht. Aan de ene kant moet de aankondiging voldoende informatie inhouden, zodat potentieel geïnteresseerde ondernemers kunnen beslissen of zij in op de opdracht willen inschrijven. Aan de andere kant is de omvang van de aankondiging beperkt. Wij merken dat het in de praktijk niet altijd duidelijk is welke informatie in elk geval in de aankondiging moet zijn opgenomen. Met name ontbreekt bij niet-openbare procedures vaak de vermelding van de EMVI-criteria en komen wij nog veel aankondigingen tegen waarin op meerdere onderdelen enkel wordt verwezen naar de aanbestedingsdocumenten, bijvoorbeeld met de woorden: “zie aanbestedingsleidraad”.

    EMVI-criteria vermelden in de aankondiging, óók bij procedure met voorselectie

    De aanbestedende dienst beoordeelt inschrijvingen op basis van het gunningscriterium: de laagste prijs of EMVI. Het criterium “economisch meest voordelige inschrijving” (EMVI) is het uitgangspunt (art. 2.114 Aw 2012). Het gunningscriterium “EMVI” bestaat uit subgunningscriteria, in de Aanbestedingswet 2012 ook genoemd als “nadere EMVI-criteria”, zoals prijs, kwaliteit, termijn voor de uitvoering, etc. De aanbestedende dienst moet de nadere EMVI-criteria in een aankondiging vermelden. Deze verplichting geldt óók in geval van een procedure met voorselectie (zoals de Europese niet-openbare procedure).

    Waarom nadere EMVI-criteria in een aankondiging?

    De Aanbestedingswet 2012 en ook het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (“ARW 2012”) schrijven voor dat de aanbestedende dienst de nadere EMVI-criteria in de aankondiging moet vermelden (art. 2.115 Aw 2012, en de artt. 2.3.9 en 3.3.11 ARW 2012). Deze eis geldt, als gezegd, ook in geval van een procedure met voorselectie (zoals een niet-openbare procedure). Dankzij deze verplichting kan een geïnteresseerde ondernemer al in het beginstadium voor zichzelf beslissen of zijn inschrijving aan de nadere EMVI-criteria kan voldoen en of het meedoen aan de aanbesteding tot succes kan leiden. Deze verplichting brengt wel mee dat de aanbestedende dienst al in de voorbereidende fase moet nadenken welke nadere EMVI-criteria hij wil stellen. De voorheen gebruikelijke praktijk dat de aankondiging van een niet-openbare procedure vast bekend werd gemaakt, terwijl dan gedurende de (voor)selectiefase de gunningscriteria nog moesten worden ontwikkeld, is door deze verplichting uit de Aw 2012 en het ARW 2012 niet langer toestaan.

    Wegingsfactoren of volgorde van nadere EMVI-criteria

    Moet de aanbestedende dienst de wegingsfactoren of volgorde van de nadere EMVI-criteria ook in de aankondiging vermelden? Volgens art. 2.115 lid 3 en lid 4 Aw 2012 moet de aanbestedende dienst het gewicht of volgorde van de nadere EMVI-criteria vermelden in de aankondiging of in de aanbestedingsstukken. In geval van een procedure zonder voorselectie moeten de wegingsfactoren aan het begin van de procedure bekend worden gemaakt: in de aankondiging of in de aanbestedingsleidraad of het bestek, bijvoorbeeld.

    Voor de praktijk is interessant om te weten wanneer het gewicht of de volgorde van de nadere EMVI-criteria bekend moet worden gemaakt als de aanbestedende dienst een procedure met voorselectie toepast. Tijdens de eerste fase (voorselectie) controleert de aanbestedende dienst of geen van de uitsluitingsgronden van toepassing is op de gegadigden, of zij aan de geschiktheidseisen voldoen en rangschikt de aanbestedende dienst hun aanmelding aan de hand van selectiecriteria. Pas in de volgende fase, de inschrijvingsfase, beoordeelt de aanbestedende dienst de inschrijvingen van de geselecteerde gegadigden aan de hand van de EMVI-criteria.

    Artikel 2.106 lid 2 sub e Aw 2012 bepaalt dat de wegingsfactoren of volgorde van de nadere EMVI-criteria in een uitnodiging tot inschrijving worden opgenomen als ze niet eerder bekend zijn gemaakt.
    Volgens het ARW 2012 (artt. 3.3.12, 3.3.13) moet het gewicht of volgorde van de nadere criteria in de aankondiging of in “de voor de inschrijving relevante stukken” staan. De vraag is wat onder dat laatste dient te worden verstaan.

    Deze vraag is voorgelegd aan de Commissie van de Aanbestedingsexperts (advies 52). In deze zaak was de waarde van de opdracht lager dan de Europese drempel en de aanbestedende dienst heeft een nationale niet-openbare procedure gevolgd. Artikel 2.106, lid 2 Aw was dan ook niet rechtstreeks van toepassing (zie art. 2.1 Aw 2012). De aanbestedende dienst heeft de weging van nadere EMVI-criteria in de uitnodiging tot inschrijving bekend gemaakt (dus na de selectiefase). Volgens de CvA behoort de uitnodiging tot de “relevante stukken” en is er geen sprake van schending van art. 3.3.12 ARW 2012.

    Hoewel, zoals hiervoor uiteengezet, alleen de EMVI-criteria in de aankondiging dienen te worden vermeld en de te hanteren wegingsfactoren of de volgorde van de EMVI-criteria pas later bekend hoeven te worden gemaakt, verdient het wel zeer sterk de aanbeveling om in de voorbereidende fase direct de gehele gunningssystematiek – dus inclusief de wegingsfactoren of de volgorde van de EMVI-criteria – uit te werken. Het is immers niet ongebruikelijk dat bij het bepalen van de onderlinge weging of volgorde van de verschillende EMVI-criteria bij nader inzien anders aangekeken wordt tegen één of meer van de initieel bepaalde criteria. Indien de EMVI-criteria echter reeds zijn vermeld in de Aankondiging kan daar in de inschrijvingsfase niet meer op worden terug gekomen. Dit kwalificeert dan namelijk als een wezenlijke wijziging die tot een heraanbestedingsplicht leidt.

    Wat moet een aanbestedende dienst verder vermelden in de aankondiging?

    Wat verder in de aankondiging moet worden vermeld, staat in de Aanbestedingswet 2012 en in Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012) en volgt ook uit het sjabloon van de aankondiging. Zonder uitputtend te zijn, noemen wij enkele belangrijke voorbeelden:

    •  Omschrijving van de opdracht (art. 2.62 Aw 2012);
    •  Geschiktheidseisen en bewijsmiddelen (art. 2.63 Aw 2012, art. 2.3.7 en 3.3.7 ARW 2012);
    •  Motivering van bepaalde beslissingen, zoals keuze voor de laagste prijs als gunningscriterium (art. 2.3.21 en 3.3.21 ARW 2012)
    •  Praktische informatie, zoals de uiterste datum en tijdstip voor de ontvangst van de inschrijvingen, het adres waar de inschrijvingen moeten worden ingediend, etc (art. 2.3.16 ARW)
    •  Aantal gegadigden dat de aanbestedende dienst uitnodigt om een inschrijving te doen (art. 2.99 lid 2 Aw 2012, art. 3.3.8 ARW 2012);
    •  De selectiecriteria, in geval van een procedure met voorselectie.

    Verwijzing naar de selectie- of aanbestedingsleidraad?

    Zoals eerder is opgemerkt, is de omvang van de aankondiging beperkt. Daardoor is het niet altijd mogelijk om alle noodzakelijke informatie in de aankondiging op te nemen. De aanbestedende dienst kan dan bepaalde informatie uitgebreider in een selectie- en/of aanbestedingsleidraad opnemen. Wel is van belang dat in de aankondiging ten minste een samenvatting van de gestelde eisen en criteria is opgenomen. Uit de jurisprudentie blijkt namelijk dat enkele verwijzing naar de aanbestedings- of selectieleidraad niet voldoende is1.

    1Conclusie A-G Keus 27-03-2009, ECLI:NL:PHR:2009:BH1194, ov. 4.3