Mag je het mobiele telefoongebruik van werknemers controleren?

Wat kun je als werkgever doen als een werknemer zijn zakelijke mobiele telefoon veelvuldig gebruikt voor telefoontjes naar het thuisfront? Of een groot deel van de dag onder werktijd op de zakelijke mobiele telefoon op internet zit en daardoor een bovengemiddeld hoog internetverbruik heeft? Of wat als er een ander vermoeden is dat werknemer misbruik maakt van zijn zakelijke mobiele telefoon? Beschikt de werkgever dan over mogelijkheden om het gebruik te controleren?

Werkgevers kunnen het gebruik van de zakelijke mobiele telefoon van werknemers controleren. Een werkgever mag echter niet zomaar alle gegevens van een zakelijke mobiele telefoon controleren (bijvoorbeeld door deze uit te lezen).

Het controleren van personeel is aan strikte regels gebonden. Werkgevers moeten hierbij rekening houden met de privacy van de werknemers en met de voorwaarden die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) in dat verband stellen.

In deze blog geven wij hiervoor enkele handvatten.

Neem de privacyregels in acht

Een werkgever mag voorwaarden stellen aan het privé gebruik van een aan de werknemer ter beschikking gestelde mobiele (werk)telefoon en een werkgever mag, in dat verband, controleren of de werknemer zich houdt aan de voorwaarden die aan dat gebruik zijn gesteld.

Bij het opstellen van de voorwaarden voor dat gebruik en het controleren of de werknemer daadwerkelijk aan die voorwaarden voldoet, dient de werkgever rekening te houden met de voorwaarden uit de AVG en de UAVG.

Als uitgangspunt geldt dat een werknemer recht heeft op een bepaalde mate van privacy op het werk. Dat wil niet zeggen dat het privé gebruik van bijvoorbeeld een zakelijke mobiele telefoon onbegrensd is.

De belangrijkste voorwaarden uit de AVG en de UAVG, zijn, kort gezegd:

Doel

Werkgever dient vooraf een doel te bepalen waarvoor de controle noodzakelijk is. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) noemt bijvoorbeeld als doel, het voorkomen van hoge telefoonrekeningen en/of het beschermen van bedrijfsgeheimen.

Door het vaststellen van een of meerdere doelen, wordt ook de omvang van de controle bepaald (ofwel doelbinding). Ten aanzien van doel en doelbinding verwijzen we graag naar onze eerdere blog over doelbinding.

Grondslag

Werkgever moet een grondslag hebben voor de verwerking van persoonsgegevens. Voor controle van gebruik van een zakelijke telefoon kan vaak als grondslag gelden de uitvoering van een gebruikersovereenkomst of gerechtvaardigd belang van werkgever.

Een gerechtvaardigd belang houdt in dat het belang van werkgever rechtmatig ofwel legitiem is, dat de controle van het gebruik noodzakelijk is voor het doel en het belang van werkgever en, tot slot, dat de belangen van de werknemers niet zwaarder wegen dan het belang van werkgever bij die controle. 

De AP noemt in dit specifieke verband als voorbeeld het maandelijks opvragen van een geanonimiseerde rapportage van de hoogste telefoonrekeningen. Als werkgever kun je op basis daarvan in gesprek gaan met een werknemer en om uitleg vragen. De belangenafweging moet zijn vastgelegd.

Informeren

Zorg dat de werknemers vóóraf zijn geïnformeerd over een mogelijke controle van de zakelijke mobiele telefoon. Zo moeten werknemers vooraf op de hoogte zijn dat een controle kan plaatsvinden en op welke wijze dat gedaan wordt. Gedacht kan worden aan bijvoorbeeld een clausule in de gebruikersovereenkomst waarin je werknemer hierover informeert voor gebruik van die telefoon.

Advies: stel een protocol op

Een ander voorbeeld is het opstellen van een protocol of gedragsregels. Daarin beschrijf je als werkgever de mogelijkheid om voorwaarden te stellen aan het privé gebruik van bedrijfsmiddelen (zoals een zakelijke telefoon) en geef je aan dat je als werkgever de mogelijkheid hebt om te controleren of een werknemer zich ook houdt aan die voorwaarden.

Op deze manier kan de werkgever vastleggen welke voorwaarden hij stelt aan het privé gebruik van bijvoorbeeld de mobiele zakelijke telefoon en voor welk doel controle en op welke wijze die controle kan plaatsvinden. Hierdoor voldoet werkgever ook meteen aan de voorwaarde om de werknemers vooraf in te lichten.

Dit zijn de belangrijkste, maar niet alle voorwaarden die van toepassing zijn voor controle het gebruik van de zakelijke mobiele telefoon. In dat kader verwijzen wij graag naar onze eerdere blog ‘AVG en AP: controleren van werknemers, mag dat?’

Risico: boete, schadevergoeding of uitsluiting bewijs

Als een werkgever bij het controleren van werknemers niet voldoet aan de voorwaarden die de AVG en de UAVG stellen, dan kan dat nadelige gevolgen hebben voor werkgever.

Zo zou de werknemer in kwestie een klacht kunnen indienen bij de AP. De AP kan dan handhavend optreden en eventueel een boete opleggen. Als er mogelijk sprake is van een ontslagzaak waarbij het resultaat van het onderzoek naar de werknemer een rol speelt, kan een schending van de privacyregels meebrengen dat dit resultaat door de rechter ofwel buiten beschouwing wordt gelaten, ofwel dat de rechter de werkgever kan veroordelen tot het betalen van een schadevergoeding of een hogere ontslagvergoeding (dan de wettelijke transitievergoeding) aan de werknemer.

Conclusie

Het is mogelijk om onder voorwaarden het gebruik van de zakelijke mobiele telefoon van een werknemer te controleren. De werkgever moet daarbij wel de privacyregels uit de AVG en de UAVG in acht nemen; anders kan dit mogelijk nadelige gevolgen hebben voor werkgever. Om te voldoen aan deze regels zou de werkgever kunnen overgaan tot het opstellen van een protocol waarin de voorwaarden voor het (privé) gebruik, in welke gevallen de werkgever tot controle overgaat en op welke wijze, zijn vastgelegd.

Wil je meer weten over het controleren van zakelijke mobiele telefoons? Of wil je als werkgever hulp bij het opstellen van een deugdelijk protocol? Neem dan gerust contact met mij op.