blog

    Ondernemen in coronatijd: besluitvorming in de niet-fysieke vergadering

    Marjan Koelemeijer
    Marjan KoelemeijerPublicatiedatum: 27 augustus 2020Laatste update: 28 september 2020
    Ondernemen in coronatijd: besluitvorming in de niet-fysieke vergadering

    De coronacrisis heeft nogal wat implicaties. Niet alleen voor mensen, maar ook voor ondernemingen. In een driedelige blogreeks bespreek ik de effecten van de coronacrisis op het ondernemingsrechtelijk functioneren van rechtspersonen.

    In het eerste deel ga ik in op de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (‘Spoedwet’) die op 21 april jl. is aangenomen ter facilitering van niet-fysieke algemene vergaderingen van vennootschappen, verenigingen en coöperaties/onderlinge waarborgmaatschappijen. Die Spoedwet was nodig omdat fysiek vergaderen, hetgeen de wet vereist, niet te rijmen valt met de maatregelen die de overheid in het kader van de bestrijding van het coronavirus neemt.

    De wet is van kracht tot 1 september 2020. De Minister voor Rechtsbescherming heeft laten weten dat de werkingsduur van de Spoedwet met één maand zal worden verlengd tot 1 oktober 2020 vanwege de aanhoudende COVID-19 beperkingen. Te verwachten is dat voor deze datum opnieuw tot verlenging wordt besloten. Verlenging kan onbeperkt plaatsvinden, steeds voor een maximumperiode van twee maanden.

    De belangrijkste punten van de Spoedwet zal ik in deze blog bespreken.

    Vóór de Spoedwet

    Voor de inwerkingtreding van de Spoedwet was uitgangspunt in het Nederlandse recht dat er, om geldige besluiten te kunnen nemen, daadwerkelijk een fysieke vergadering dient plaats te vinden op een specifieke plaats waar aandeelhouders of leden daadwerkelijk aan de vergadering deelnemen.

    Een vergadering houden zonder de fysieke aanwezigheid van aandeelhouders of leden is dan in beginsel ook niet mogelijk. De coronacrisis dwingt daartoe echter nu juist wel. Het Nederlandse kabinet roept op om thuis te werken en stelt ook paal en perk aan het aantal deelnemers van dergelijke bijeenkomsten. Ondernemingen worstelden dan ook met het zoeken naar mogelijkheden om de noodzakelijke besluiten te kunnen nemen zonder (of met een gering aantal) deelnemers.

    Bij kleine besloten vennootschappen hoeft dat geen probleem te zijn. In de statuten van een besloten vennootschap kan worden bepaald dat een aandeelhouder via een elektronisch communicatiemiddel kan deelnemen aan de vergadering. Bij grote vennootschappen is dat echter een stuk lastiger. In dat geval zouden de aandeelhouders/leden onder andere via volmachten kunnen stemmen. En vragen stellen tijdens vergaderingen? Dat moet dan bijvoorbeeld via de e-mail.

    In het begin van de coronacrisis besloten vennootschappen en verenigingen geregeld aandeelhouders en leden de toegang tot de algemene vergadering te ontzeggen wegens het risico op besmetting. Dit alles leverde onzekerheid op over de toelaatbaarheid van de gang van zaken en belangrijker nog over de vraag of de genomen besluiten rechtsgeldig zijn.

    Doel van de Spoedwet

    Het doel van de Spoedwet is er voor te zorgen dat rechtspersoonrechtelijke verplichtingen niet in de weg staan van de bestrijding van het coronavirus. Dat gebeurt door aanvullende mogelijkheden te bieden voor het houden van een algemene vergadering zonder fysieke deelname door vergadergerechtigden, dan wel voor uitstel van de algemene vergadering.

    Met de Spoedwet heeft Nederland de internationale trend gevolgd. Ook in onder meer Duitsland, Frankrijk, Italië, Spanje en Luxemburg is een dergelijke speciale regeling tot stand gekomen.

    Kernpunten van de Spoedwet

    Hieronder zal ik de belangrijkste punten van de Spoedwet behandelen.

    Virtuele vergadering: nieuwe vorm van vergaderen

    Onder de Spoedwet kan het bestuur van een rechtspersoon bepalen om een algemene vergadering te houden die uitsluitend via livestream, audio of video, te volgen is. Statutaire bepalingen inzake het fysiek bijeenkomen zijn dan niet van toepassing. Dit geldt ook voor vergaderingen van het bestuur en de raad van commissarissen.

    Voor de BV, NV en de vereniging voorziet de Spoedwet in de mogelijkheid dat het bestuur de vergadergerechtigden de fysieke toegang tot de algemene vergadering ontzegt. Het bestuur zou bijvoorbeeld kunnen toestaan dat bestuurders en commissarissen op de vergaderlocatie aanwezig mogen zijn, maar andere vergadergerechtigden niet. Dat kan vragen oproepen over het al dan niet aanwezig zijn van een quorum. De Spoedwet bevat vereisten waaraan het bestuur moet voldoen indien het bestuur vergadergerechtigden de toegang tot de algemene vergadering ontzegt.

    Voorwaarde 1: vergadering volgen langs elektronische weg

    In de eerste plaats moeten vergadergerechtigden in de gelegenheid te worden gesteld de algemene vergadering langs elektronische weg te volgen. Het gaat erom dat de vergadering via een audio- of videoverbinding live kan worden gevolgd. Mocht een aandeelhouder of lid niet optimaal hebben kunnen deelnemen aan zo’n vergadering dan zijn de besluiten toch rechtsgeldig.

    Het voornemen om zo´n virtuele vergadering te houden dient uiterlijk in de oproep van de vergadering met de aandeelhouders/leden te worden gedeeld. Het is aan te bevelen bij de oproep ook een uitleg van het gekozen vergadersysteem mee te sturen, zodat aandeelhouders/leden de tijd hebben om zich vertrouwd te maken met het betreffende systeem. De gebruikelijke oproeptermijn zoals vermeld in de statuten moet in acht worden genomen. Voor het bestuur is het raadzaam van te voren te testen of het gekozen vergadersysteem naar behoren werkt.

    Een rechtspersoon hoeft vergadergerechtigden niet de mogelijkheid te bieden om elektronisch te stemmen. Het bestuur kan bepalen dat leden/aandeelhouders uitsluitend kunnen stemmen door voorafgaand aan de vergadering een volmacht of steminstructie te geven aan een daartoe door de rechtspersoon aangewezen gevolmachtigde die op basis daarvan in staat wordt gesteld elektronisch te stemmen. Die gevolmachtigde moet dan in de oproeping voor de vergadering worden gemeld.

    Voorwaarde 2: gelegenheid tot stellen van vragen voorafgaand aan de vergadering

    In de tweede plaats moeten vergadergerechtigden tot 72 uur voorafgaand aan de algemene vergadering in de gelegenheid te worden gesteld schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen op de agenda. De vragen mogen thematisch worden beantwoord.

    Voorwaarde 3: gelegenheid tot stellen van vragen tijdens de vergadering

    In de derde plaats moeten leden of aandeelhouders in de gelegenheid worden gesteld tijdens de algemene vergadering nadere vragen te stellen. De minister stelt dat dit recht alleen toekomt aan leden of aandeelhouders die ook voorafgaand aan de algemene vergadering vragen hebben ingediend.

    De voorzitter van de vergadering is ervoor verantwoordelijk dat de vragen worden beantwoord door het bestuur (en de raad van commissarissen). Voor de BV en de vereniging is de bepaling over het stellen van vragen tijdens een algemene vergadering geformuleerd als een inspanningsverplichting voor het bestuur. Voor de NV is de verplichting dwingender. In het kader van de vergaderorde kan de voorzitter van de vergadering echter bepalen dat in het licht van de omstandigheden het op dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd om antwoord te geven. Indien de vragen die vooraf of tijdens een algemene vergadering worden gesteld niet worden beantwoord, tast dit de geldigheid van de genomen besluiten niet aan.

    Verlenging bepaalde wettelijke termijnen

    Het bestuur van een rechtspersoon kan op grond van de Spoedwet ook de termijn voor het houden van een algemene vergadering en de termijn voor het opmaken van de jaarrekening uitstellen. Hieraan zitten wel praktische bezwaren.

    Algemene vergaderingen moeten namelijk binnen een bepaalde periode na afloop van het boekjaar worden gehouden. Voor beursvennootschappen is dat bijvoorbeeld zes maanden en voor verenigingen zeven maanden. De Spoedwet staat toe dat het bestuur de termijn met ten hoogste vier maanden verlengt. Ook jaarrekeningen moeten binnen een bepaald aantal maanden na afloop van het boekjaar worden opgemaakt. Voor de vereniging kan de normale termijn van zes maanden na het boekjaar worden verlengd met ten hoogste vier maanden. Voor de NV en BV is de verlenging ten hoogste vijf maanden.

    In dit verband is van belang dat de Spoedwet een mitigerende regeling biedt voor bestuurdersaansprakelijkheid in faillissement. Indien het bestuur niet heeft voldaan aan zijn verplichtingen uit art. 2: 10 BW (administratieplicht) en art. 2: 394 BW (openbaarmaking jaarrekening), heeft het bij de wet zijn taak onbehoorlijk vervuld en wordt daarnaast vermoed dat die onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak was voor het faillissement.

    De Spoedwet bepaalt nu dat een verzuim tot openbaarmaking van de jaarrekening die betrekking heeft op het meest recent afgesloten boekjaar niet in aanmerking wordt genomen indien het verzuim te wijten is aan de gevolgen van de uitbraak van COVID-19. Een te late deponering leidt dan op zichzelf niet tot de conclusie van onbehoorlijk bestuur en er is geen wettelijk vermoeden als hiervoor bedoeld.

    Het is bijvoorbeeld denkbaar dat het opstellen van de jaarrekening vertraging oploopt vanwege wereldwijd afgekondigde maatregelen om verdere verspreiding van het coronavirus te voorkomen. Aangenomen wordt dat de mitigerende werking ook geldt voor de vereniging, de coöperatie, de onderlinge waarborgmaatschappij en de stichting. Over corona en aansprakelijkheid zal ik terugkomen in deel 2 van deze blogreeks.

    Wijzigen wijze van vergaderen of van de vergaderlocatie

    Nadat de algemene vergadering bij een BV of NV is opgeroepen, kan een gewone fysieke vergadering worden gewijzigd in een virtuele algemene vergadering. Dat kan tot 48 uur voorafgaand aan de vergadering.

    Voor de vereniging is dit niet mogelijk. Verenigingen zullen de algemene vergadering opnieuw moeten oproepen en bepalen dat vergadergerechtigden geen toegang hebben tot de algemene vergadering. De Spoedwet staat ook toe dat een NV de plaats van de (fysieke)vergadering wijzigt tot 48 uur voorafgaand aan de algemene vergadering. Dit kan wenselijk zijn indien bijvoorbeeld de oorspronkelijke locatie gesloten is vanwege het coronavirus. Ook de nieuwe locatie zal in de plaats van de statutaire zetel of andere in de statuten genoemde plaats moeten zijn.

    De mogelijkheid tot wijzigen van de vergaderlocatie bestaat niet bij de BV.

    Samengevat: de mogelijkheden van de Spoedwet

    De Spoedwet biedt rechtspersonen verschillende mogelijkheden om ondanks de gevolgen van de coronacrisis vergaderingen te plannen en te houden op een manier die voor hen passend is. Welke vergadervorm het meest geschikt is, wordt uiteindelijk bepaald door het bestuur van de rechtspersoon. De Spoedwet bevat enkele interessante mogelijkheden hiertoe:

    • Rechtspersonen kunnen bepalen dat vergadergerechtigden geen fysiek toegang hebben tot de algemene vergadering. Hiervoor geldt wel een aantal voorwaarden, te weten i) het volgen van de vergadering via een elektronisch communicatiemiddel en ii) het kunnen stellen van vragen voorafgaand en iii) tijdens de vergadering;
    • Het bestuur kan bepalen hoe het stemrecht van vergadergerechtigden wordt uitgeoefend;
    • BV’s en NV’s kunnen tot 48 uur voor de vergadering hun wijze van vergaderen wijzigen;
    • NV’s kunnen ook besluiten om tot 48 uur voor de vergadering de vergaderlocatie te wijzigen;
    • Eventuele statutaire belemmeringen voor vergaderingen kunnen worden weggenomen. Dit geldt ook voor vergaderingen van het bestuur en de raad van commissarissen;
    • Rechtspersonen kunnen de termijn voor het houden van een algemene vergadering verlengen;
    • Rechtspersonen kunnen de termijn voor de deponering van hun jaarrekening verlengen.

    Vragen?

    Heb je vragen over het bovenstaande of wil je meer weten over de impact van de coronacrisis op het functioneren van ondernemingen? Neem dan contact op met Marjan Koelemeijer.

    Blogreeks ‘Ondernemen in coronatijd’

    Dit is de tweede blog in deze reeks. De volgende onderwerpen komen aan bod: