Online een BV oprichten: hoe verloopt de procedure?
Update april 2024.
Het is zover! Vanaf 1 januari 2024 is het mogelijk om een BV digitaal op te richten. Het is dus niet meer noodzakelijk dat je daarvoor persoonlijk naar de notaris gaat.
Wat heb je nodig:
- Voor de deelname aan de online passeerafspraak moet je inloggen met een elektronisch identificatiemiddel met het niveau Hoog. Je kunt hiervoor een account aanmaken in de ItsMe app.
- Tijdens de online passeerafsparak zal de notaris je identificeren en de echtheid van jouw legitimatiebewijs controleren. Je kunt hiervoor de ReadID Ready app installeren. Je kunt de volgende Nederlandse identiteitsbewijzen gebruiken: paspoort, identiteitskaart of rijbewijs na 14 november 2014.
- De online passeerafspraak kun je alleen deelnemen via een browser (Edge, Chrome, Firefox, Safari). Het is niet mogelijk om deel te nemen via een smartphone of tablet.
Wil je overgaan tot het oprichten van een BV? Neem dan gerust contact op met mij of één van mijn collega’s.
Ben je een startende of doorgewinterde ondernemer en wil je snel een nieuwe BV oprichten? Binnenkort kun je dankzij nieuwe wetgeving een BV volledig online oprichten. In deze blog wordt kort de route van deze online oprichting toegelicht.
Hoe verloopt de online oprichting?
Bij het digitaal oprichten van een BV wordt er zoveel mogelijk aangesloten bij de huidige manier van oprichten, inclusief de rol van de notaris. Een BV wordt dus ook in dit geval opgericht met een notariële akte, maar de procedure zal geheel digitaal plaatsvinden.
Het voordeel van deze procedure is dat het je tijd en daardoor misschien zelfs geld bespaard.
Bent je niet zo online ingesteld, dan is dat is niet erg. Het digitaal oprichten van een BV is niet verplicht. Je kunt altijd gewoon bij een notaris langsgaan om een BV op te richten.
Procedure
De procedure voor het digitaal oprichten van een BV zal er in hoofdlijnen als volgt uitzien:
- Wanneer je een BV wilt oprichten dan zoek je (op dezelfde wijze als nu) een geschikte notaris en maak je met de notaris een afspraak over de inhoud van de akte en de prijs.
- De notaris verricht de nodige recherches, doet cliëntenonderzoek en maakt voor jou een concept akte, die in een centraal passeerplatform wordt geüpload.
- Je krijgt een uitnodiging met een link om deel te nemen aan een online passeerafspraak.
- Voor deelname aan deze afspraak dien je jezelf digitaal te identificeren en controleert de notaris jouw gegevens.
- Na deze controle wordt via een beveiligde audio-videoverbinding de akte met je besproken, krijg je van de notaris een uitleg over de akte en controleert de notaris of de akte aansluit bij jouw wensen. Als dat nodig is kan de notaris de akte nog aanpassen.
- De akte wordt eerst digitaal door jou getekend en daarna door de notaris.
- De notaris verzorgt de inschrijving van de BV in het handelsregister en het UBO-register van de Kamer van Koophandel.
Tekenen met een volmacht
Zijn er meerdere oprichters en kan één van de oprichters niet bij de digitale passeerafspraak aanwezig zijn? Het is ook mogelijk om de akte van oprichting door middel van een volmacht te tekenen. De volmacht wordt digitaal getekend op de hiervoor vermelde wijze. Een medewerker van het notariskantoor treedt dan bij de digitale passeerafspraak op als gevolmachtigde.
Fysieke aanwezigheid
Je hoeft als oprichter bij de digitale oprichting niet fysiek bij een notaris langs te gaan. Je richt een BV dus gewoon vanaf de computer op en specifieke software is niet nodig. In een aantal gevallen kan de notaris toch verlangen dat de oprichter in persoon bij hem verschijnt. Er moet sprake zijn van een vermoeden van identiteitsfraude of twijfel over de handelingsbekwaamheid van de oprichter.
Elektronische identificatie en handtekening
De identificatie van de oprichter vindt plaats door middel van een digitaal identificatiemiddel en de akte wordt ondertekend met een digitale handtekening. Het is niet meer nodig om documenten te printen, fysiek te tekenen en documenten met de post toe te sturen.
Alleen middelen van het hoogste betrouwbaarheidsniveau met ten minste twee authenticatiefactoren mogen worden gebruikt. Het maakt niet uit wie dit middel levert. Op dit moment is het middel DigiD Hoog hiervoor in ontwikkeling.
Een nadeel is dat de meeste oprichters zo’n elektronische identificatiemiddel en -handtekening nog niet hebben. Het verkrijgen van dit middel en deze handtekening zal een extra stap zijn. Het kan zelfs zijn dat je voor de verkrijging van een elektronische identificatiemiddel en/of -handtekening fysiek naar de uitgevende instantie toe moet.
Modelakte
De BV wordt opgericht met een digitale notariële akte. Voor de oprichting van de online BV zullen er modelakten komen. Jij kan als oprichter zelf kiezen welk model het beste aansluit bij jouw wensen. De notaris zal jou hierbij adviseren en online zal aanvullende informatie beschikbaar komen.
Voldoet geen enkel model, dan is maatwerk nog steeds mogelijk.
De modelakten worden in het Nederlands en in tenminste één andere taal ter beschikking gesteld. Verwacht wordt dat dit de Engelse taal zal zijn.
Looptijd
Voor natuurlijke personen die gebruikmaken van de genoemde modelakte moet de online oprichting binnen vijf werkdagen plaatsvinden. In alle andere gevallen mag dit uiterlijk tien werkdagen zijn. Dit betekent dat de digitale notariële akte van oprichting binnen deze termijn getekend moet zijn.
De termijn begint te lopen vanaf:
- het moment dat de notaris alle documenten en informatie heeft ontvangen van de oprichter; of
- de datum van betaling van het aandelenkapitaal.
De laatste datum geldt. Lukt het niet om binnen deze termijn de oprichting af te ronden, dan zal de notaris de oprichter van de reden op de hoogte stellen. De notaris moet de oprichting vervolgens binnen een redelijke termijn afronden.
Vanaf wanneer is de online oprichting van een BV mogelijk?
Het was de bedoeling dat het volledig online oprichten van een BV per 1 augustus 2021 mogelijk zou zijn. De meest recente berichten geven aan dat deze mogelijkheid met maximaal één jaar is uitgesteld.
Het softwaresysteem staat al klaar, maar de wetgever is nog niet zo ver. Voor het geheel online oprichten van de BV moet namelijk de wet worden gewijzigd. Op dit moment ligt er een wetsvoorstel, maar dit voorstel moet nog worden aangenomen.
Vragen?
Wil je overgaan tot het oprichten van een BV of meer willen weten over het oprichtingsproces? Neem dan gerust contact met mij op of met één van mijn collega’s.
Wil je meer informatie over het online oprichten van een BV? Bekijk dan het online webinar van de KNB.
Stel je vragen aan onze specialisten
“Neem contact met mij op en ontvang antwoord op jouw vragen. Ik ben bereikbaar per mail of telefoon.”
