blog

    Partnership afspraken = verwachtingsmanagement (deel I)

    Eefke Mulder
    Eefke MulderPublicatiedatum: 8 december 2015Laatste update: 14 augustus 2019
    Partnership afspraken = verwachtingsmanagement (deel I)

    Een checklist met 10 vragen voor de start van een partnership.

    Scenario’s doorspreken

    Een samenwerking tussen twee of meer partners van een bedrijf begint vaak met een veelbelovend idee en enthousiasme. De partners hebben hetzelfde doel en vertrouwen in elkaar. Althans, zo lijkt het. Helaas zien wij in de praktijk veelbelovende projecten stranden omdat de verwachtingen en ideeën toch meer blijken te verschillen dan de partners bij de start van hun samenwerking dachten. Dat is jammer en onnodig: verrassingen kun je voorkomen door vooraf met elkaar verschillende positieve, maar juist ook negatieve scenario’s door te spreken. Wat is in elk van die scenario’s voor mij belangrijk? En wat betekent dat dan voor de afspraken die wij nu moeten maken?

    Pen en papier

    Voer dat gesprek eerst met de partners onderling. En bij voorkeur met pen en een blanco A4-tje. Het papier dwingt namelijk om concreet te zijn, duidelijk te benoemen wat je bedoelt. De verschillen in verwachtingen en belangen komen dan sneller bovendrijven. Zijn de verschillen te groot, dan kun je dat maar beter zo snel mogelijk weten. Zijn ze overbrugbaar, dan kun je daar gericht afspraken over maken. Dit geldt bij alle vormen van samenwerken. Contracteren is op deze wijze niets anders dan verwachtingsmanagement.

    Daarom: een checklist met tien vragen voor de start van een partnership. Vijf vragen over de wijze van samenwerken (deel I); vijf vragen over problemen en het beëindigen van de samenwerking (deel II).

    1. Wat is ieders inbreng en wat is de toegevoegde waarde daarvan?

      Ieders inbreng kan verschillen en vaak maken juist die verschillen de meerwaarde van de samenwerking. De inbreng kan bijvoorbeeld bestaan uit arbeidsuren, knowhow, netwerk, geld, rechten van intellectuele eigendom (zoals een technische vinding, ontwerp of merk), een bedrijfspand. Van een technische vinding of bedrijfsgebouw kan het gebruik worden ingebracht, maar het samenwerkingsverband kan daarvan ook de nieuwe eigenaar worden. In het laatste geval moet je je realiseren dat risico’s van waardevermindering of -vermeerdering ook voor rekening van het samenwerkingsverband komen, evenals de kosten van onderhoud en verzekering. Belangrijk is ook te bespreken hoe ieders inbreng zich tot elkaar verhoudt. Werkt iedereen bijvoorbeeld full time voor de gezamenlijke onderneming en zo nee, wat mag je in de overige tijd wel of niet doen?  En waardeer je de werkzaamheden gelijk of is het één belangrijker dan het ander? En wat zijn daarvan de gevolgen?

    2. Wie draagt welke verantwoordelijkheden?

      Discussie over de omvang en resultaten van ieders inzet staat vaak aan de basis van samenwerkingsconflicten. Werk dus concreet uit wat je van elkaar verwacht, aan inspanningen én resultaten. Dat leidt tot een heldere verdeling van taken en verantwoordelijkheden.

    3. In welke mate wil ieder zich aan de samenwerking committeren?

      Deze vraag hangt samen met de afhankelijkheid van elkaar en de vrijheid die partijen willen behouden. Is de samenwerking exclusief? Of mag ieder ook met andere partijen samenwerken en buiten de samenwerking nog andere werkzaamheden verrichten? En voor welke tijdsperiode wil je samenwerken? Is een minimale periode vereist om de beoogde plannen een serieuze kans te geven, of om daarna eventueel zelfstandig of met een andere partner verder te kunnen gaan?

    4. Hoe worden beslissingen genomen?

      Deze vraag gaat over de zeggenschap in de onderneming. Worden alle beslissingen altijd door de partners samen genomen, of mag ieder op bepaalde thema’s of tot een bepaald financieel belang zelfstandig beslissingen nemen, contracten sluiten en verplichtingen aangaan? En over welke onderwerpen wordt bij meerderheid beslist, en met welke beslissingen moet iedereen het eens zijn?

    5. Aan wie komen de resultaten van de samenwerking toe?

      Wie wordt eigenaar van een nieuw product of van de kennis die in de samenwerking wordt ontwikkeld? En wat te doen met de jaarlijkse winsten of verliezen? Verdeel je die in gelijke delen of wordt ieders deel afhankelijk gesteld van de inbreng? En hoe wordt die inbreng dan gemeten en geadministreerd? In uren, productie, omzet? Daarnaast is van belang na te denken over de vraag wanneer je winsten wilt kunnen opnemen of wilt investeren in de onderneming. Omdat niet alles in exacte formules valt vast te leggen, is het goed om je hierbij ook de vraag te stellen wat je elkaar gunt: “Wie niet kan delen kan niet vermenigvuldigen”.

    Door deze vijf vragen goed met elkaar door te spreken, leg je een basis voor je partnership. De te kiezen rechtsvorm voor de samenwerking (zoals een B.V., V.O.F. of coöperatie) moet vervolgens op de gewenste manier van samenwerken worden afgestemd. Laat je op dit punt dus goed adviseren!

    Ondernemen is vooruitzien. In deel II van dit blog bespreek ik daarom vijf vragen over de situatie dat er conflicten in de samenwerking ontstaan of één van de partners de samenwerking wil beëindigen. Kijk daarvoor over een paar dagen op dit blog.