Werknemersbeleid in de afvalbranche: privacy en inzet (controle)middelen
In de blog van mijn collega Geeke Hissink is ingegaan op het stellen van gedragsregels en het belang daarvan. In deze blog ga ik – in het kader van handhaving van de gedragsregels – in op de mogelijkheid om medewerkers te controleren en de inzet van (controle)middelen. Gedragsregels kunnen immers ook worden nageleefd door inzet van controlemiddelen, zoals bijvoorbeeld cameratoezicht.
Aan de inzet van deze controlemiddelen zijn privacyregels verbonden. In hoeverre mag een werknemer gecontroleerd worden? En mag er gebruik worden gemaakt van deze verzamelde gegevens om de medewerker te ontslaan?
Controle van personeel en de privacywetgeving
Zodra sprake is van verwerking van persoonsgegevens, is privacywetgeving van toepassing. Van ‘verwerking van persoonsgegevens’ echter is al snel sprake. De wet spreekt namelijk van “elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens”. Ook bij controle van personeel zal daarom in de meeste gevallen sprake zijn van gegevensverwerking waarop privacyregels van toepassing zijn.
Daarnaast kan ook artikel 7:611 BW van belang zijn. In dit artikel staat opgenomen dat werkgever en werknemer zich als goed werkgever en werknemer dienen te gedragen. Dit houdt ook in dat de persoonlijke levenssfeer van de werknemer door de werkgever moet worden gerespecteerd.
Hoe kun je personeel controleren?
Er zijn verschillende mogelijkheden om personeel te controleren. Zo kan gebruik gemaakt worden van cameratoezicht, een track & trace systeem of een kloksysteem.
Middelen die in de afvalbranche veel gebruikt worden zijn onder andere cameratoezicht en het gebruik van een tachograaf. Cameratoezicht kan worden ingezet vanwege veiligheid van bijvoorbeeld de milieustraat, maar eventueel ook om personeel te controleren. Met een tachograaf wordt de rijtijd en rijsnelheid van wagens geregistreerd.
Voorwaarden voor controle van personeel
Controle van personeel door middel van de inzet van (controle)middelen is in beginsel mogelijk, maar er gelden wel voorwaarden.
De belangrijkste voorwaarden voor controle van personeel staan in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).
[quote]Voordat persoonsgegevens mogen worden verwerkt, dient een welbepaald en duidelijk omschreven doel te zijn bepaald. Voordat controlemiddelen worden ingezet, dient dus te worden bepaald met welk doel deze controlemiddelen worden ingezet. Het is dan ook niet toegestaan om persoonsgegevens voor een ander doel te gebruiken dan waarvoor ze zijn verzameld.
In het voorbeeld van de tachograaf kan de tachograaf worden ingezet met als doel het voldoen aan een wettelijke verplichting, namelijk de tachograafverplichting en/of de Arbeidstijdenwet. Het gebruik van informatie voor een ander doel is dan in beginsel niet mogelijk.
Verder zal de werkgever een verwerkingsgrondslag moeten hebben. Een van de verwerkingsgrondslagen is een gerechtvaardigd belang. Er dient een legitieme reden te zijn voor de controle en dit belang moet zwaarder wegen dan het privacybelang van het personeel.
Daarnaast moet controle van het personeel noodzakelijk zijn. Dit houdt in dat het doel van de controle niet op een andere manier – die minder ingrijpend is voor het personeel – kan worden bereikt. Ook geldt dat het personeel moeten worden geïnformeerd over welke regels gelden, dat er gecontroleerd kan worden en op welke manier dat gebeurt.
Tot slot geldt dat de werkgever altijd voorafgaande instemming van de Ondernemingsraad moet vragen voordat een controlesysteem wordt ingevoerd én dat als sprake is van stelselmatige monitoring of heimelijk controle er vooraf een ‘DPIA’ (een uitgebreide risicobeoordeling) moet worden uitgevoerd.[/quote]
Mag je de verzamelde informatie gebruiken voor ontslag?
Mag informatie (bijvoorbeeld camerabeelden) worden gebruikt om personeel te ontslaan? Indien niet aan (bovenstaande) privacyregels is voldaan, is sprake van onrechtmatig verkregen bewijs. Dit speelde in een zaak van een werkgever in de afvalverbrandingsindustrie. In deze kwestie werden de camerabeelden rechtmatig geacht, ondanks het standpunt van de medewerker dat in strijd was gehandeld met zijn recht op privacy. (Zie de blog van mij en mijn collega Chantal Grouls voor een uitgebreide bespreking van deze zaak.)
Van belang is dat het gerechtshof oordeelde dat de inzet van een verborgen camera proportioneel was om te onderzoeken of de betrokken medewerkers inderdaad waardevolle materialen (waaronder goud) ontvreemdden. Hieruit kan je afleiden dat het hof (impliciet) vond dat aan de hiervoor benoemde noodzakelijkheidseis werd voldaan. Het hof ging verder niet nadrukkelijk in op het doel en de grondslag van het (heimelijk) cameratoezicht. Dit valt te verklaren uit het feit dat de werkgever (gericht) een vermoeden van een strafrechtelijk vergrijp onderzocht en de waarheidsvinding zwaar woog. Dit is anders in geval van een eventuele ‘bijvangst’ uit een met een ander doel (bijv. de veiligheid) ingezet cameratoezicht.
Advies: neem privacyregels in acht!
Het is mogelijk om controlemiddelen in te zetten, maar daarvoor gelden op grond van de privacywetgeving voorwaarden. Ik raad werkgevers aan deze privacyregels bij inzet van controlemiddelen in acht te nemen. Het in strijd handelen met de AVG of de UAVG brengt immers de nodige risico’s met zich, bijvoorbeeld een boete van de AP, een schadeclaim van de (ex-) werknemer, of een hogere ontslagvergoeding ten gunste van de werknemer. Een andere consequentie kan zijn dat eventueel bewijs wordt uitgesloten, al lijkt dit risico minder groot.
Wordt er binnen jouw organisatie gebruik gemaakt van (controle)middelen? Of wil je een check of de inzet van deze middelen voldoet aan de privacywetgeving? Neem gerust contact met mij op!
