blog

    Op al onze activiteiten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing; of toch niet?

    Op al onze activiteiten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing; of toch niet?

    Vrijwel ieder zichzelf respecterende onderneming hanteert ze: algemene voorwaarden. Al was het maar om de eigen aansprakelijkheid te beperken of gewoon omdat iedereen het doet. In de praktijk zie ik echter met enige regelmaat dat de algemene voorwaarden door het onjuiste gebruik daarvan een, erg stoffige, papieren tijger worden. Dat is niet alleen zonde van het geld dat is gespendeerd om ze op te stellen, maar ook erg zonde als het onverhoopt een keer misloopt en een beroep op de aansprakelijkheidsbeperking noodzakelijk is.  Het (juridisch) juiste gebruik van algemene voorwaarden is dan ook lang niet zo vanzelfsprekend als het misschien lijkt. De grote hoeveelheid jurisprudentie op het gebied van algemene voorwaarden is daar een bewijs van. Ik wil je daarom twee praktische handreikingen geven om veel gemaakte fouten te vermijden.

    Hoe zorg ik dat mijn Algemene Voorwaarden van toepassing zijn?

    Mijn ervaring is dat veel ondernemers gebruik maken van algemene voorwaarden en daar ook naar verwijzen op hun facturen. De inhoud van de algemene voorwaarden is vaak prima in orde, deze zijn tot stand gekomen via de branchevereniging of door een (huis)advocaat opgesteld. De belangrijke onderwerpen, aansprakelijkheid, klachttermijnen en betalingen, zijn daarin over het algemeen geregeld. Dat is een goed begin, maar met het enkel (laten) opstellen van algemene voorwaarden ben je er niet. Om de in de algemene voorwaarden geregelde zaken ook onderdeel te laten worden van de overeenkomst met je opdrachtgever of opdrachtnemer, moeten zij daaraan worden gebonden.

    Daarvoor is vereist dat je contractspartner deze aanvaardt, of in ieder geval het gerechtvaardigd vertrouwen wekt dat hij deze aanvaardt. Om te beginnen is daarvoor van belang dat je de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst overhandigt. Het vermelden van de algemene voorwaarden op de factuur is in beginsel te laat. Praktisch gezien komt dat in de praktijk op het volgende neer.

    Bij het uitbrengen van offertes of het toezenden van orderbevestigingen moet je in de begeleidende brief uitdrukkelijk opnemen dat je algemene voorwaarden hanteert. Daarnaast moet je een kopie daarvan meesturen (voldoende is dat de algemene voorwaarden op de achterzijde van het briefpapier zijn vermeld). Voor zover je offertes of opdrachtbevestigingen per fax of e-mail verzendt, zal je (ook) een exemplaar van de algemene voorwaarden moeten meesturen. De wat ouderwets klinkende eis om de algemene voorwaarden ‘ter hand te stellen’ brengt namelijk mee dat je contractspartner moet beschikken over een exemplaar van jouw algemene voorwaarden en dat hij die op een later moment (zonder tussenkomst van het internet) kan nalezen.

    Hoe zorg ik dat de Algemene Voorwaarden van de ander niet van toepassing zijn?

    De kans is behoorlijk groot dat de partij waarmee je een overeenkomst wilt aangaan eveneens haar algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing verklaart, of probeert te verklaren. Stel: jouw contractspartij verwijst in haar brieven, bestellingen of aanbiedingen naar haar algemene voorwaarden, maar je wilt liever jouw eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaren. Wat dan?

    In dat geval moet je de toepasselijkheid van die algemene voorwaarden ‘uitdrukkelijk’ van de hand wijzen. Dit klinkt wellicht moeilijker dan het is. In je reactie moet je verwijzen naar de brief of het e-mailbericht dat is gestuurd. Vervolgens kun je aangeven dat die voorwaarden uitdrukkelijk van de hand worden gewezen en dat op alle overeenkomst die door jou worden gesloten uitsluitend jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Je kunt van die algemene voorwaarden vervolgens ook direct een kopie bijvoegen. Zo kun je voorkomen dat je ongewild contracteert op basis van de algemene voorwaarden van de andere partij.

    Overigens wijst de rechtspraak uit dat een enkele standaardvermelding van het bovenstaande (‘uitdrukkelijke afwijzing van de algemene voorwaarden van de ander’) op je briefpapier of in je eigen algemene voorwaarden onvoldoende is.

    Papieren tijger?

    Als je de twee handvatten hanteert in je offertetraject, voorkom je op een relatief eenvoudige manier dat jouw algemene voorwaarden verworden tot een papieren tijger en het doel waarvoor je ze hebt laten opstellen missen.