Privacy op de werkvloer

    Hoe lang mag je als werkgever persoonsgegevens van sollicitanten bewaren? Welke persoonsgegevens van het personeel mag je verwerken en voor welk doel? Mogen camera’s op de werkvloer worden gebruikt? Mogen andere controlemiddelen op het werk worden ingesteld en onder welke voorwaarden? Mag je persoonsgegevens met een derde, bijvoorbeeld de salarisadministrateur of arbodienst uitwisselen? Welke beveiligingseisen worden aan het bewaren en het uitwisselen van persoonsgegevens van personeel gesteld? Wat is de rol van de OR?

    Recht op privacy en AVG

    Al in de sollicitatieprocedure, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van een internetcheck, krijgt de potentiële werkgever te maken met de privacy wet- en regelgeving, zoals de AVG en UAVG. Deze regelgeving ziet op verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten/personeel in bijvoorbeeld het personeelsdossier, de controle van werknemers en alle uitwisselingen van gegevens met derden, zoals de arbodienst of een externe salarisadministratie. Omdat het vaak om het verwerken van gevoelige persoonsgegevens gaat, is de Autoriteit Persoonsgegevens streng voor werkgevers.

    Verplichtingen werkgever en rol OR

    Een van de verplichtingen die de AVG voorschrijft, is dat werkgever vooraf zijn personeel moet hebben geïnformeerd over de omgang met hun persoonsgegevens en met welk doel deze worden verwerkt en hoe lang deze worden bewaard. Dit kan bijvoorbeeld door middel van protocol of in een personeelshandboek. Ook gelden bij inzet van controlemiddelen, zoals cameratoezicht, screening van e-mails en internetgebruik of tracking devices diverse aanvullende regels.

    Bij iedere regeling over de omgang met personeelsgegevens en/of het waarnemen of controleren van aanwezigheid, prestaties of gedrag van het personeel, heeft bovendien de Ondernemingsraad vooraf instemmingsrecht. In een enkel geval dient werkgever vooraf ook een DPIA uit te voeren en mogelijk de Autoriteit Persoonsgegevens te raadplegen.

    Sparringpartner

    De privacyregelgeving is complex. Wij helpen jou graag bij het vinden van praktische oplossingen voor jouw privacyvraagstukken. Denk aan het opstellen of controleren van werknemersprotocollen en daarbij horende OR-traject, een beoordeling van jouw personeelssystemen of advies over de privacyaspecten bij de uitbesteding van de personeels- of salarisadministratie.

    De privacyspecialisten van Hekkelman hebben ervaring in het begeleiden van werkgevers en HR-afdelingen bij het implementeren van de privacyregelgeving, het adviseren bij privacyvraagstukken op het gebied van personeel en het verlenen van juridische bijstand in (ontslag) geschillen met de werknemer op het gebied van privacy op de werkvloer.

    Meer weten?

    Heb je vragen of wil je meer informatie? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen jou graag verder.