Binnenlands Bestuur: Dossiervorming bij gemeenten vaak ondergeschoven kindje

In een artikel op Binnenlands Bestuur schrijft Wouter Boonstra over de HR benchmark Nederlandse gemeenten die is geïntroduceerd door onze specialisten Geeke Hissink en Marleen Koeslag. In dit artikel gaan wij dieper in op de uitkomsten op het gebied van dossiervorming. Het volledige artikel lees bij Binnenlands Bestuur.

Bij driekwart van de gemeenten ontbreken protocollen voor dossiervorming bij niet goed functionerende werknemers. Dat blijkt uit de HR Benchmark Gemeenten van Hekkelman Advocaten. Liefst 76 procent van de (zowel grote als kleine) gemeenten heeft geen specifieke regels voor dossieropbouw en ook niet voor een verbetertraject bij disfunctioneren. De experts van Hekkelman
noemen dit percentage van gemeenten zonder interne afspraken over personeelsdossiers ‘hoog’.

‘Wat wij vooral tegenkomen bij gemeenten is dat de leidinggevende, manager of directeur wel zicht heeft op het disfunctioneren van een medewerker, maar pas twee minuten voor twaalf een signaal naar HR stuurt met de mededeling dat de medewerker niet functioneert. En ook meteen dat ze daar eigenlijk wel klaar mee zijn’, zegt Chantal Grouls, advocaat arbeidsrecht bij Hekkelman. Een ander punt is dat er vaak wel vaste beoordelingsmomenten zijn, maar men veel te weinig tussendoor spreekt met medewerkers. 

Vaak ontbreekt het in gemeentelijke organisaties aan een effectieve aanspreekcultuur, wat dus kan leiden tot zich (te) lang voortslepende arbeidsgeschillen. ‘Het gaat erom kritisch te durven zijn op iemand. Je kunt leidinggevenden leren hoe ze positieve feedback kunnen geven. Dan stimuleer je het proces. 

De bijzondere integriteitspositie van de ambtenaar kreeg veel aandacht van de bestuursrechter, maar Ongeveer een vijfde van de gemeenten heeft specifieke regels voor dossieropbouw en het verbeterplan en op die manier een goede basis, wat erg kan helpen bij het doorlopen van een succesvolle ontslagprocedure bij de kantonrechter. Nu wordt twee derde daar volgens Grouls ‘keihard afgewezen’.

Dossiers met langlopende problematiek komen vaker voor bij gemeenten dan bij andere werkgevers. ‘Er is een groot verschil met het bedrijfsleven. Gemeenten hebben geen cultuur van het vastleggen van zaken in personeelsdossiers.’ Wellicht vanuit de overtuiging dat dit van goed werkgeverschap getuigt, leggen gemeenten weinig zaken vast en bieden ze de medewerker vaker een tweede of derde kans. ‘Je komt beter uit de onderhandelingen en als je toch naar de rechter moet, sta je er veel beter voor.’ 

Lees het volledige verhaal over integriteit en de HR-benchmark in editie 14 van het Binnenlands Bestuur.