Doorzoeken telefoon beperkt door privacyregels: werkgevers let op!

De politie doorzocht de smartphone van een man die wordt verdacht van het smokkelen van cocaïne via Schiphol. Op zijn telefoon werd belastend bewijs aangetroffen. De advocaat voerde aan dat de privacy van de verdachte is geschonden door het onderzoek aan zijn telefoon. De Hoge Raad geeft in zijn arrest van 4 april 2017 aan dat de privacy van de verdachte de grenzen van het onderzoek bepalen. Dit is weliswaar een uitspraak in een strafzaak, maar ook relevant voor werkgevers. Ook bij het controleren van werknemers, zoals bij controle van werktelefoons, zullen de privacyregels moeten worden nageleefd.

In zijn arrest van 4 april 2017 heeft de Hoge Raad geoordeeld dat de politie zonder toestemming van een officier van justitie of rechter-commissaris alleen een onderzoek mag doen aan een smartphone als de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer beperkt blijft. Maar als het onderzoek aan een smartphone zo ver gaat dat een bijna compleet beeld ontstaat van het persoonlijk leven van de smartphone gebruiker dan kan het onderzoek onrechtmatig zijn. De politie mag niet zomaar alle gegevens uitlezen, zoals de contacten, oproepgeschiedenis, foto’s, SMS en Whatsapp-berichten. Daarvoor is toestemming nodig van een officier van justitie of rechter-commissaris.

De Hoge Raad heeft de zaak terugverwezen naar het hof Amsterdam. Het hof zal moeten beoordelen of er sprake is van een te vergaande inbreuk op de privacy van de verdachte en zo ja, welke gevolgen daaraan verbonden moeten worden. Een  onrechtmatig onderzoek wil niet perse zeggen dat het resultaat van dat onderzoek van het bewijs moet worden uitgesloten. De gevolgen kunnen bijvoorbeeld ook betrekking hebben op de hoogte van de straf.

Een werkgever mag ook niet zomaar alle gegevens van een werktelefoon, van een zakelijke mailbox of laptop uitlezen. Het controleren van personeel is niet verboden, maar wel aan strikte regels gebonden. Werkgevers moeten namelijk rekening houden met de privacy van de werknemers. Zo mag een werkgever niet meer persoonsgegevens van een werknemer verzamelen en bekijken dan nodig is om het doel van de controle te bereiken. Een doel kan de beveiliging van het bedrijf zijn of het beheer en de controle van computersystemen en het netwerk. Daarvoor is het echter niet nodig om privémails te lezen. Dat mag ook niet. Controle van personeel is toegestaan als dit steekproefsgewijs gebeurt en de werkgever voldoet aan de voorwaarden uit de Wet bescherming persoonsgegevens, zoals onder meer het bepalen van een gerechtvaardigd doel en het informeren van de werknemers over de mogelijke controles en de doeleinden daarvan. Is er een ondernemingsraad? Dan zal die voor de invoering van de controles instemming moeten verlenen aan de controle.

Als werknemers niets weten over een controle gelden er aanvullende regels. Denk aan het plaatsen van verborgen camera’s of het stiekem opnemen van telefoongesprekken. Er moet een redelijke verdenking zijn dat een werknemer iets doet wat strafbaar of verboden is. Daarnaast zal de werkgever een voorafgaandonderzoek bij de Autoriteit Persoonsgegevens moeten aanvragen. Pas na goedkeuring door de Autoriteit Persoonsgegevens mag de werkgever beginnen met de heimelijke controle. Na afloop zullen de betrokken personeelsleden alsnog moeten worden ingelicht dat een dergelijke controle heeft plaatsgevonden.

Indien een werkgever bij het controleren van de werknemers niet voldoet aan de vereisten van de privacyregelgeving kan dat vervelende consequenties hebben. De werknemer zou een klacht kunnen indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder van de Wet bescherming persoonsgegevens. Deze kan handhavend optreden en een boete opleggen tot 820.000 euro of zelfs 10 % van de jaaromzet. Een werknemer zou ook de publiciteit kunnen opzoeken, met alle mogelijke reputatieschade van dien.

Als er sprake is van een ontslagzaak waarbij het resultaat van het onderzoek naar de werknemer een rol speelt, kan een schending van de privacyregels meebrengen dat dit resultaat door de rechter buiten beschouwing wordt gelaten of de werkgever een schadevergoeding of ontslagvergoeding moet betalen aan de werknemer. Het is daarom belangrijk om de privacyregels te kennen en na te leven. Mocht je hier vragen over hebben, neem dan contact op.