Dossieropbouw bij disfunctioneren blijft actueel

In een interview met Binnenlands Bestuur heb ik over de uitslag van de HR Benchmark Gemeenten op het gebied van dossieropbouw en disfunctioneren verteld. Dossieropbouw bij disfunctioneren blijft noodzakelijk en is actueel.  Zo blijkt ook uit een recente uitspraak van de Kantonrechter Amsterdam. Uit deze uitspraak volgt een aantal belangrijke aandachtspunten voor de HR-praktijk die ik hierna bespreek.

Recent wees de kantonrechter Amsterdam een ontbinding van de arbeidsovereenkomst op grond van disfunctioneren af. Reden: een gebrek aan dossieropbouw. De kantonrechter wees daarop het tegenverzoek van de medewerker toe op grond van een verstoorde arbeidsrelatie.

De arbeidsovereenkomst werd ontbonden met de verplichting tot het betalen van de transitievergoeding en een billijke vergoeding van ruim €60.000 bruto. De werkgever had richting de medewerker ernstig verwijtbaar gehandeld.

In deze zaak geeft de werkgever aan dat zij binnen haar organisatie empowerment-beleid voert. Dit staat voor het motiveren van de medewerker om zelf verantwoordelijkheid te dragen. De werkgever geeft aan dat dit  wordt ondersteund met positieve feedback en aanmoedigingen vanuit leidinggevenden. Gespreksverslagen over disfunctioneren, eventuele waarschuwingen en/of berispingen zouden  daarbij niet thuishoren. In de ontbindingsprocedure gaf de werkgever aan dat het opbouwen van dossier bij disfunctioneren (hetgeen ontbrak) niet strookt met haar empowerment-beleid.

De kantonrechter is hierover duidelijk: het voeren van een empowerment-beleid kan niet afdoen aan de verplichting van de werkgever om onder bepaalde omstandigheden (die in deze casus aan de orde waren) de medewerker op zijn minst schriftelijk in kennis te stellen van het standpunt over haar onvoldoende functioneren èn de verstrekkende gevolgen daarvan als noodzakelijke verbetering uitblijft. 

Sommige werkgevers willen de disfunctionerende medewerker als het ware ‘ontzien’. Zeker als de medewerker gelijktijdig kampt met spanningen of het vermoeden bestaat dat de medewerker daarvan last heeft of krijgt. Gevolg: er wordt dan een verbetertraject afgesproken zonder dat vooraf besproken is wat de verstrekkende gevolgen (zoals herplaatsing, ontslag) kunnen zijn, als dat traject niet voldoende wordt doorlopen.

In deze casus gaf de werkgever dit expliciet aan als reden waarom zij niet bij start van het verbetertraject aan de medewerker de optie van ontslag aan haar had voorgehouden. Als verklaring gaf de werkgever aan dat zij gelet op de mentale gesteldheid van de medewerker zij deze optie niet had voorgehouden, omdat dit ‘verlammend’ zou werken.

De kantonrechter erkent dat: het is niet uit te sluiten dat dat inderdaad verlammend kan werken. Maar, zo oordeelt de kantonrechter, dit betekent niet dat de werkgever richting de medewerker vooraf niet duidelijk kenbaar had moeten maken dat bij het onvoldoende verbeteren van dat functioneren, een ontslag wegens disfunctioneren kon volgen.

Daarbij herhaalde de kantonrechter dat de medewerker eveneens duidelijk vooraf kenbaar moet zijn gemaakt dat het om een verbetertraject gaat, welke punten de medewerker moet verbeteren en binnen welke termijn. De medewerker moet immers voldoende in de gelegenheid zijn gesteld om het disfunctioneren te verbeteren.

Het voeren van een empowerment-beleid, of een afgeleide daarvan, is een mooi uitgangspunt om medewerkers zelfstandig en met eigen verantwoordelijkheid te laten functioneren binnen de organisatie. Dat uitgangspunt kan nog steeds worden uitgedragen. Maar, ingeval van specifiek onvoldoende functioneren zal werkgever de regie moeten pakken en duidelijk schriftelijk kenbaar moeten maken aan de medewerker waarop het onvoldoende functioneren ziet, welke punten ter verbetering nodig zijn, binnen welke termijn en het voeren van een verbetertraject. Zodra er dus sprake is van een vermoeden van disfunctioneren kan dossieropbouw niet ontbreken en zal op dat punt het empowerment-beleid ‘losgelaten’ moeten worden voor een bepaalde periode ten aanzien van een specifieke medewerker.

Een andere conclusie die hieruit getrokken kan worden, is dat de werkgever vóóraf moet melden dat sprake kan zijn van  verstrekkende gevolgen als de medewerker zijn functioneren onvoldoende verbetert, ondanks een gedegen verbetertraject. Dit is ingeval van empowerment-beleid niet anders. Met deze besproken uitspraak  wordt dit weer opnieuw onder de aandacht gebracht.