Handreiking Tenderkostenvergoeding

Op 15 oktober jl. is de Handreiking Tenderkostenvergoeding door Staatssecretaris Keijzer toegezonden aan de Tweede Kamer. Deze Handreiking maakt onderdeel uit van het traject ‘Beter Aanbesteden’ van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat. De Handreiking Tenderkostenvergoeding reikt voor zowel ondernemers als aanbestedende diensten een kader aan om op een meer gefundeerde, eenduidige en inzichtelijke wijze om te gaan met het vergoeden van de kosten voor het opstellen van een inschrijving bij deelname aan aanbestedingen. Dat kader heeft zowel betrekking op de vraag in welke gevallen een vergoeding aan de orde zou kunnen of moeten zijn, als op de vraag wat een passende vergoeding is.

In de Handreiking wordt aanbestedende diensten sterk aangeraden om in het inkoop- en aanbestedingsbeleid aandacht te besteden aan de tenderkostenvergoeding. Hierin zou minimaal een proces of afwegingskader moeten zijn opgesteld voor de toepassing daarvan. Ter ondersteuning van dit afwegingsproces kan de Handreiking een rol spelen. Vervolgens dient bij elke aanbesteding het onderwerp tenderkostenvergoeding als aandachtspunt op de agenda te staan. De laatste, zeker niet onbelangrijke, aanbeveling is dat als wordt besloten om tenderkostenvergoedingen toe te passen, deze ook dienen te worden gebudgetteerd.

Op grond van artikel 1.10 van de Aanbestedingswet moet een aanbestedende dienst bij de voorbereiding van zijn overheidsopdracht in elk geval aandacht hebben voor een vergoeding voor hoge kosten van een inschrijving. Op grond van paragraaf 3.5.5 en voorschrift 3.8 van de Gids Proportionaliteit is een tenderkostenvergoeding in elk geval verplicht aan de orde wanneer een deel van de te plaatsen opdracht al in de aanbestedingsfase moet worden uitgevoerd. Ook wanneer er verhoudingsgewijs aanzienlijke kosten (denk aan visiepresentaties, maquettes, modellen, etc.) moeten worden gemaakt voor het doen van een inschrijving, wordt een tenderkostenvergoeding volgens de Gids Proportionaliteit proportioneel geacht. De Handreiking Tenderkostenvergoeding bevat in aanvulling hierop een afwegingskader om te bepalen of een tenderkostenvergoeding proportioneel is. Daarin wordt een onderscheid gemaakt tussen situaties waarin een vergoeding ‘verplicht’, ‘sterk geadviseerd’ of ‘doorgaans niet benodigd’ is. Een voorbeeld van die laatste situatie is een aanbesteding op de laagste prijs.

Anders dan de naam misschien doet vermoeden, is een volledige vergoeding van de door inschrijvers gemaakte kosten niet nodig. Het gaat om een proportionele tegemoetkoming in die kosten. Maar wat is dan proportioneel? Het antwoord op die vraag hangt uiteraard af van de opdracht en branche in kwestie. Om toch een wat algemener handvat te hebben, bevat de Handreiking Tenderkostenvergoeding een model met vergoedingscategorieën om de hoogte van vergoedingen per inkooppakket/branche te bepalen en in het beleid of inkoopplan op te nemen. Dit aan de hand van een percentage van de geraamde inkoopwaarde.

De Handreiking Tenderkostenvergoeding bevat een nuttig uitgangspunt voor aanbestedende diensten om na te denken over en (op hoofdlijnen) hun beleid te bepalen ten aanzien van het al dan niet toekennen van tenderkostenvergoedingen en de hoogte daarvan. De feitelijke toekenning van tenderkostenvergoeding blijft echter maatwerk.