Privacy op de werkvloer

Een van de verplichtingen die de AVG voorschrijft, is dat werkgever vooraf zijn personeel moet hebben geïnformeerd over de omgang met hun persoonsgegevens. Onze specialisten krijgen regelmatig vragen van werkgevers over privacyregels op de werkvloer. De privacyregelgeving is complex. Wij helpen graag bij het vinden van praktische oplossingen voor jouw privacyvraagstukken. Hoe ga jij hier als organisatie mee om?

Veelgestelde vragen over privacy op de werkvloer

  • Als je de sollicitant afwijst, dan moet je zijn persoonsgegevens (brief, CV, evt. gespreksaantekeningen) vernietigen binnen 4 weken na de afwijzing of sluiting van de sollicitatieprocedure. Als je een geschikte kandidaat treft, maar je op dat moment geen geschikte vacature hebt, dan kan je onder voorwaarden de persoonsgegevens bewaren voor maximaal 12 maanden. De belangrijkste voorwaarde hiervoor is dat de sollicitant expliciet toestemming heeft gegeven om zijn brief en CV gedurende die periode te bewaren.

  • Iedereen heeft recht op privacy, ook op de werkvloer. Cameratoezicht is een vergaande inbreuk op de privacy en mag alleen in bijzondere omstandigheden en strikte voorwaarden worden ingezet. Het advies is dan ook om hiervoor een privacy protocol te hebben (zoals protocol cameratoezicht, of controle e-mail/ internet). Zo moet de inzet aansluiten bij een van de vooraf beschreven doelen tot camera inzet. Ook moet je als werkgever een gerechtvaardigd belang hebben dat zwaarder weegt dan de privacybelangen. Daarnaast moet de OR vooraf instemming geven en zal in veel gevallen een DPIA worden verricht. Tot slot moet een werkgever zijn medewerkers vooraf informeren. Het filmen zelf moet zo gericht, kortstondig en beperkt mogelijk zijn. Let bij het bewaren van de camerabeelden altijd op de bewaartermijnen.

  • Als de werknemer zich ziek meldt, geef je dat als werkgever door aan de arbodienst. De bedrijfsarts kan vervolgens, indien nodig en met toestemming, medische gegevens opvragen bij de behandelend arts. Als werkgever geef je aan de arbodienst de naam, adres en telefoonnummer door, de datum van de ziekmelding en de eventuele eigen waarnemingen bij de ziekmelding. De werknemer behoort aan de bedrijfsarts alle informatie te geven die nodig is voor het beoordelen van de ziekmelding/arbeidsongeschiktheid, de verzuimbegeleiding en de re-integratie. De bedrijfsarts geeft alleen informatie (niet-medisch) die noodzakelijk is voor de werkgever om de loondoorbetaling tijdens ziekte te kunnen beoordelen. Ook informatie die van belang is om correcte uitvoering te geven aan de verzuimbegeleiding en re-integratie mag gedeeld worden. Als je als werkgever een re-integratie bureau inschakelt, dan mag je alleen persoonsgegevens aan dat bureau verstrekken die noodzakelijk zijn voor de begeleiding door dat bureau. Let op, de werknemer moet hierover vooraf zijn geïnformeerd welke gegevens je verstrekt en waarom.

Staat je vraag er niet bij? Neem contact met ons op.

Interesse in een van onze andere expertises?

  • Privacy

    Naleving van complexe privacyregelgeving is van groot belang. Denk bijvoorbeeld aan het beheren van personeelsadministraties, patiëntendossiers, burger- of klantenbestanden, het versturen van e-mails, het kopiëren van een identiteitsbewijs of een internetcheck van een sollicitant. Advocaten van Hekkelman hebben een scherp oog voor de actuele privacyregels en geven jou dan ook graag advies.
  • Privacy & overheid

    Overheden en publiekrechtelijke organisaties wisselen bij de uitvoering van hun wettelijke taken veel persoonsgegevens van burgers uit. Denk aan personeelsadministratie, patiëntendossiers of klantenbestanden. Voldoe je niet aan de strenge privacyregels, kan dat hoge geldboetes of zware reputatieschade tot gevolg hebben. Wees dus goed voorbereid.
  • Privacy, AVG & compliance

    Overheden en publiekrechtelijke organisaties wisselen bij de uitvoering van hun wettelijke taken veel persoonsgegevens van burgers uit. Schending van deze regelgeving kan forse boetes opleveren, maar vooral leiden tot grote reputatieschade. Laat je adviseren.

Duidelijk Hekkelman.