Privacyverklaring Hekkelman Advocaten
Juridische dienstverlening
In dit deel van onze privacyverklaring tref je informatie aan over de verwerking van jouw persoonsgegevens voor de juridische dienstverlening door Hekkelman Advocaten N.V. (hierna ook aangeduid met ‘wij’, ‘ons’ of ‘onze’). Op grond van de voor ons geldende Gedragsregels houden wij jouw persoonsgegevens geheim, tenzij wij jouw persoonsgegevens op grond van de Gedragsregels aan derden mogen of moeten verstrekken. Wij verwerken jouw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Uiteraard voldoen wij daarbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere privacyregelgeving.
Hekkelman Advocaten N.V. is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de in dit deel van de privacyverklaring beschreven verwerkingen. De contactgegevens zijn:
Hekkelman Advocaten N.V.
Prins Bernhardstraat 1
6521 AA Nijmegen
Postbus 1094
6501 BB Nijmegen
024 – 382 83 84
info@hekkelman.nl
Persoonsgegevens
In het kader van onze juridische dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens van onze cliënten en van personen waarvan zich informatie in onze dossiers bevindt. De informatie kunnen wij van jou hebben verkregen of via derden, zoals via onze opdrachtgevers, via gerechtelijke instanties of via wederpartijen.
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens (indien van toepassing) verwerken:
- NAW-gegevens
- Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer
- Titulatuur
- Zakelijke gegevens, zoals uittreksel handelsregister en BTW-nummers
- Bedrijfsnaam en functie
- Geboortedatum en geboorteplaats
- Geslacht
- Burgerservicenummer (indien van toepassing)
- Pasfoto/Kopie paspoort (indien van toepassing)
- Bank- en betaalgegevens
- Inhoud van dossier, zoals correspondentie, processtukken, adviezen en uiteenlopende stukken die verband houden met de een aan ons verstrekte opdracht tot juridische dienstverlening
- Inhoud van communicatie via e-mail, telefoon of op andere wijze
- Verslaglegging van besprekingen
- Camerabeelden (bij bezoek aan ons kantoor)
Doeleinden
Wij verwerken deze persoonsgegevens voor onze juridische dienstverlening. Meer in het bijzonder verwerken wij jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten van opdracht tot het verlenen van juridische diensten, zoals het geven van adviezen, het voeren van procedures voor cliënten en het verrichten van overige juridische werkzaamheden
- het uitvoeren van faillissementswerkzaamheden en afwikkelen van faillissementen
- het aanleggen en beheren van het cliëntenbestand
- conflictcheck
- het onderhouden van contact met cliënten en andere bij het dossier betrokken partijen
- het naleven van de identificatieplicht op grond van de Advocatenwet en indien van toepassing op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren terrorisme
- facturering, crediteuren- en debiteurenbeheer
- het innen van vorderingen en het nemen van incassomaatregelen
- archivering
- beheer en beveiliging van gebouwen, bezittingen en digitale systemen
- het afleggen van verantwoording aan de Nederlandse Orde van Advocaten of andere bevoegde instanties en toezichthouders
- marketing en relatiebeheer
- het onderzoeken en meten van klanttevredenheid
- het doen van accountantscontrole
- het naleven van wet- en regelgeving
- het voldoen aan rechterlijke bevelen
- het voeren van geschillen
Grondslagen voor de verwerking
Wij baseren het verwerken van jouw persoonsgegevens op artikel 6 onder b van de AVG (het uitvoeren van overeenkomsten van opdracht tot het verlenen van juridische dienstverlening). Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de identificatieplicht of fiscale verplichtingen.
Tot slot baseren wij het verwerken van jouw persoonsgegevens soms op artikel 6 onder f AVG (gerechtvaardigd belang). Dat doen wij bijvoorbeeld als wij jouw persoonsgegevens verwerken voor:
- het bieden van een efficiënte dienstverlening;
- het verbeteren van onze diensten;
- het beschermen van onze financiële en professionele belangen;
- het verwerven van nieuwe zaken en cliënten;
- het beveiligen en beheren van onze eigendommen en systemen.
Indien jouw persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming, zal jou afzonderlijk om toestemming worden gevraagd. De door jou verleende toestemming kun je te allen tijden intrekken. De verwerking van jouw persoonsgegevens tot aan het intrekken van jouw toestemming is wel rechtmatig.
Verstrekking aan derden
In het kader van onze juridische dienstverlening maken wij gebruik van diensten van derden zoals IT-dienstverleners, deurwaarders en (fiets)koeriers.
Wij verstrekken jouw persoonsgegevens aan derden als dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst van opdracht tot juridische dienstverlening. Denk bijvoorbeeld aan het verstrekken van persoonsgegevens aan rechterlijke instanties.
Wij verstrekken jouw persoonsgegevens daarnaast aan derden als wij daar op grond van een wettelijke verplichting of een rechterlijk bevel toe verplicht zijn.
Bewaartermijn
Wij zullen jouw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk voor de doeleinden die zij in deze privacyverklaring heeft genoemd. Dit betekent dat jouw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken en in overeenstemming met wettelijke bewaarplichten. Cliëntdossiers worden om verantwoordingsredenen en omwille van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering 15 jaar bewaard.
Uw rechten
Je hebt het recht om ons een verzoek te doen tot inzage, verbetering, aanvulling of afscherming van jouw persoonsgegevens. Ook kun je ons om verwijdering van jouw persoonsgegevens verzoeken, bijvoorbeeld als wij jouw persoonsgegevens verwerken op grond van toestemming en je jouw toestemming hebt ingetrokken. Je kunt tot slot bezwaar aantekenen tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden. Wij streven ernaar binnen een maand op jouw verzoek te reageren.
Vragen over deze privacyverklaring of een verzoek tot inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van jouw persoonsgegevens kun je per e-mail richten aan:
of per post aan:
Hekkelman Advocaten
Postbus 1094
6501 BB Nijmegen
Klacht
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens door Hekkelman Advocaten, laat dit dan vooral aan ons weten. Mocht je er met ons niet uitkomen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen privacyverklaring
Hekkelman Advocaten kan deze privacyverklaring aanpassen. Nieuwe versies worden op de website gepubliceerd.
Datum laatste wijziging: 23 mei 2018