Telefoniste met facilitaire werkzaamheden
- 30 - 37.5 uur
- Sickeszplein 1, Arnhem
“Deze functie is dé plek voor een mensen-mens met organisatietalent. Je bent de spin in het web van kantoor met zicht op de activiteiten van alle collega’s. Daardoor kun je onze cliënten optimaal te woord staan en organiseer je facilitaire zaken zodat dossierbehandelaren en secretariaat efficiënt kunnen functioneren. Of het nu gaat om het op peil houden van voorraden of het verzorgen van de Lief&Leed-attenties, het draagt allemaal bij aan een goede werksfeer. In het kader van de dienstverlening aan cliënten en collega’s is volop ruimte voor eigen initiatief en aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling.”
Ben jij een enthousiaste telefoniste met affiniteit voor ondersteunende facilitaire werkzaamheden die graag de handen uit de mouwen steekt voor onze volledige Arnhemse vestiging? Dan is deze vacature iets voor jou! In deze rol ben je het eerste aanspreekpunt voor cliënten van zowel Hekkelman Notarissen als LEEF Notarissen in Arnhem en voer je diverse facilitaire werkzaamheden uit.
Jouw nieuwe functie
De functie omvat onder andere de volgende taken:
- het aannemen en doorverbinden van alle inkomende telefoongesprekken;
- het doorleiden van e-mails in de algemene kantoormailbox en inkomende post;
- het verzendklaar maken van uitgaande post;
- het netjes houden van de spreekkamers en de wachtruimte;
- het bewaken van de spreekkamerreserveringen in de gezamenlijke agenda’s;
- het verzorgen van koffie, thee en andere dranken voor de aanwezigen bij besprekingen en/of vergaderingen;
- het uitvoeren van de vereiste scans van legitimatiebewijzen;
- het verzorgen van algemene personeelsaangelegenheden voor de vestiging Arnhem (zoals regelen van attenties en onboarding van nieuwe collega’s);
- het (mee)organiseren van social events voor de vestiging Arnhem of in samenwerking met Nijmegen (denk aan secretaressedag, sinterklaasattentie en kerstpakkettten);
- het eventueel aansluiten bij het BHV-team en/of optreden als preventiemedewerker (voorkeur).
Je hebt altijd de mogelijkheid tot het nemen van initiatief.
Wat vragen we van jou?
- Je bent representatief, enthousiast, gastvrij en dienstverlenend.
- Je houdt graag het overzicht.
- Je kunt meerdere ballen tegelijkertijd in de lucht houden.
- Je werkt efficiënt.
- Je bent collegiaal.
- Je bent betrokken, doortastend, secuur maar ook praktisch.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
- Goede beheersing van de Nederlandse taal.
- Je bent op zeer korte termijn beschikbaar; per direct is een pré.
Dit is wat wij je bieden
- Afhankelijk van jouw werkervaring wordt er uiteraard een passend en meer dan conform salaris aangeboden
- Een NS-businesscard, zodat je comfortabel met het openbaar vervoer naar je werk kunt reizen. Geen optie voor OV? Geen zorgen, we bieden een reiskostenvergoeding van € 0,23 per km.
- 25 verlofdagen (op fulltime basis) om lekker te ontspannen en tot rust te komen. Je hebt de mogelijkheid om op basis van een fulltime dienstverband vijf vakantiedagen bij te kopen.
- Een uitdagende, open en inspirerende werkomgeving.
- Een prettige, informele en gezellige werksfeer met betrokken collega’s.
Wie zijn wij?
Wij zijn het notariaat van Hekkelman. Een full-service kantoor met momenteel zeven notarissen en 78 medewerkers (inclusief studenten), verdeeld over twee vestigingen en drie vakgebieden. Wij zijn één van de grootste kantoren in de regio Arnhem-Nijmegen.
Bij Hekkelman heerst een informele en open werksfeer, binnen een jong team (de helft van onze medewerkers is jonger dan 35 jaar). Wij bieden je de best mogelijke werkomgeving zodat je jouw werk zo goed mogelijk kunt doen.